Przedsiębiorca rozpoczynający pracę z urządzeniem rejestrującym szybko się przekona, jak istotną rolę odgrywa serwis sprawujący opiekę nad jego kasą lub drukarką fiskalną. W rzeczywistości jednak podmiot odpowiedzialny za opiekę techniczną nie musi być przypisany „raz na zawsze”. Podatnik, jeśli dopełni odpowiednich formalności, może doprowadzić do zmiany serwisu urządzenia fiskalnego. W jakich okolicznościach do tego dochodzi? I o czym konkretnie trzeba pamiętać, aby pomyślnie przeprowadzić taką operację?
Bez wsparcia serwisowego ani rusz!
Użytkując coraz więcej typów technologii, przywykliśmy do faktu, że część z nich jest objęta konkretną opieką techniczną. Nawet jeśli szczęśliwie nigdy nie musimy z niej skorzystać. Ale sprawa wygląda nieco inaczej w przypadku technologii sprzedaży, a konkretnie urządzeń rejestrujących. Standardy techniczne, sposób instalacji i obsługi – tego typu aspekty w ich przypadku są uregulowane prawnie. Dlatego podobnie jest też pod względem opieki technicznej.
Najczęściej firma, u której przedsiębiorca dokonuje zakupu kasy bądź drukarki fiskalnej, jednocześnie, automatycznie, zajmuje się serwisem nabytego modelu. Co to oznacza w praktyce? To właśnie ci technicy odpowiadają za właściwe, zgodne z przepisami zainstalowanie urządzenia rejestrującego w danej firmie. Mowa zwłaszcza o fiskalizacji, którą przeprowadzić jest w stanie wyłącznie specjalista posiadający odpowiednie uprawnienia. To przedstawiciele tego serwisu zamieszczają notatki w książce serwisowej konkretnej kasy lub drukarki fiskalnej, jej nieodzownym dokumencie. Oni też przeprowadzają obowiązkowe przeglądy techniczne, a także dokonują interwencji w przypadku usterek bądź awarii nabytej technologii sprzedaży. Jak zatem widać, rola serwisu urządzenia fiskalnego jest nie tylko ważna, ale momentami wręcz kluczowa. Praca kasy czy drukarki rejestrującej oraz sprawowana nad nią opieka techniczna to dwa nierozłączne ogniwa – przynajmniej w swoich generalnych założeniach, mających odbicie w funkcjonujących przepisach. Ale równocześnie trzeba zaznaczyć, że podmiot sprawujący taką opiekę nie jest dany raz na zawsze.
Regulacje prawne uwzględniają bowiem możliwość zmiany serwisu urządzenia fiskalnego. Przyczyny takiej sytuacji lub decyzji mogą być różne. Czasem są to kwestie wynikające z oczekiwań i potrzeb przedsiębiorcy. Mowa o chęci znalezienia podmiotu serwisującego, który zaoferuje lepsze warunki ciekawsze warunki współpracy bądź ma swoją placówkę zlokalizowaną bliżej prowadzonego biznesu. Czasem też chodzi o okoliczności, w jakich znalazła się firma dotychczas sprawująca opiekę techniczną – np. utrata odpowiednich uprawnień czy zwyczajnie zakończenie działalności w obszarze sprzedaży i serwisowania tego typu technologii. Tak naprawdę, bez względu na to, co stoi za chęcią zmiany podmiotu odpowiedzialnego za opisywany zakres obowiązków – jest to wykonalne. Trzeba jednak pamiętać, że, jak zdecydowana większość sytuacji w fiskalnej rzeczywistości – ta również wymaga przeprowadzenia konkretnej procedury.
Zadania po stronie podatnika, obowiązki po stronie serwisu
Aby wiedzieć, na czym polega zmiana podmiotu odpowiedzialnego za serwis naszego urządzenia rejestrującego, musimy sięgnąć po Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Tam właśnie znajdują się szczegóły na temat wspomnianej procedury. Zgodnie z treścią dokumentu, przebiega ona dość sprawnie, natomiast o sytuacji dokonania takiej zmiany przedsiębiorca musi poinformować podmiot odpowiedzialny za tzw. serwis główny. Chodzi o producenta albo importera kasy lub drukarki fiskalnej, której dotyczy kwestia opieki technicznej. Zgłoszenie to musi nastąpić w terminie nie przekraczającym 5 dni od wspomnianej zmiany. Nie trzeba się natomiast martwić o powodzenie zadania, bowiem do przeprowadzenia takiego procesu nie jest wymagana zgoda ze strony serwisu głównego. Jednak, oczywiście, nie da się uniknąć wyboru nowego podmiotu, który przejmie opiekę techniczną nad naszym urządzeniem fiskalnym. Ponadto, nowy podmiot, obejmujący opiekę serwisową, musi mieć odpowiednie, ważne uprawnienia, które mu na to pozwolą. Aby to sprawdzić, wystarczy sięgnąć po wykaz zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej, publikowanym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
W zasadzie to tyle, jeśli chodzi o wymogi dla przedsiębiorcy w kontekście procedury zmiany serwisu urządzenia fiskalnego. Ale istnieją jeszcze obowiązki po stronie podmiotu przejmującego opiekę techniczną nad daną kasą bądź drukarką rejestrującą. Tu również obowiązuje zasada 5 dni. W takim terminie nowy podmiot serwisujący musi powiadomić naczelnika Urzędu Skarbowego (właściwego dla danej działalności i technologii sprzedaży), że doszło do opisywanej zmiany. Tymczasem aktualizacja zgłoszenia danych dotyczących urządzenia rejestrującego, powinno się je sporządzić w oparciu o wzór znajdujący się w załączniku nr 6 do Rozporządzenia MF w sprawie kas rejestrujących.
W sumie jestem ciekaw jak wielu przedsiębiorców decyduje się na taką operację – czy raczej może też, z takich czy innych względów, wolą zostać przy wyjściowym serwisie…