Na rolkach papieru lub karcie pamięci – kopie paragonów fiskalnych

Informacje o kopii paragonów fiskalnych

Czy kasy rejestrujące służą wyłącznie do wystawiania paragonów fiskalnych? Oczywiście, że nie. Nawet przepisy mówią wprost, że urządzenia tego typu powinny również gwarantować archiwizowanie wspomnianych dokumentów. Co więcej, iż kopię paragonów fiskalnych można przechowywać w 2 formach – papierowej (na zadrukowanych rolkach) albo elektronicznej (na karcie pamięci). O czym w tym przypadku powinien pamiętać podatnik?

Wybór sposobu przechowywania dokumentów

Podatnik może wybrać sposób przechowywania kopii paragonów fiskalnych tylko w jednym momencie – przy zakupie konkretnej kasy rejestrującej. Zamówiony model będzie już bowiem od początku posiadał konkretne rozwiązania technologiczne. Innymi słowy, w chwili rozpoczynania ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy lub drukarki, przedsiębiorca musi zarówno wybrać właściwy model, jak i zdecydować, w jaki sposób będzie archiwizował ważną dokumentację. A warto pamiętać, że polskie przepisy są w tej kwestii jednoznaczne. Zgodnie z prawem, kopię każdego paragonu trzeba przechowywać przez co najmniej 5 lat. Ponadto, okres ten oblicza się od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wydrukowany i wydany klientowi.

Cechy technologii tradycyjnej

Papierowa kopia paragonów jest rozwiązaniem, którego działanie można wytłumaczyć w prosty sposób. Urządzenie z wspomnianą technologią posiada dwurolkowy mechanizm termiczny. Jedną rolkę papieru wykorzystuje do wystawiania paragonów dla klientów, natomiast drugą – do zadrukowywania informacji z kopiami tych dokumentów. W rezultacie, w modelu tego typu należy za każdym razem wymieniać 2 rolki. Dodatkowo, również samo składowania dokumentacji wymaga przestrzegania pewnych zasad. Trzeba wziąć pod uwagę, że papierowe kopie paragonów są narażone na niekorzystne działanie czynników zewnętrznych – wilgoci, temperatury, światła. Dlatego warto je przechowywać w sterylnych warunkach.

Kasy z kopią elektroniczną

Urządzenia wyposażone w moduł kopii elektronicznej to modele jednorolkowe. A ta jedna rolka papieru termicznego służy im do wystawiania paragonów, które trzeba wydawać klientom. Co w takim razie dzieje się z kopiami drukowanych dokumentów? Zostają one po prostu zapisane na karcie pamięci, która stanowi jeden z elementów wspomnianego moduły. Sam nośnik danych może mieć różną pojemność – zazwyczaj 2 lub 4 GB. W większości przypadków wystarczy to na wiele lat pracy. Jeżeli jednak nośnik zostanie zapełniony, wystarczy go zastąpić kolejnym – zgodnym z wytycznymi producenta urządzenia. Trzeba też zachować kartę pamięci używaną dotychczas.

 

Które rozwiązanie jest Waszym zdaniem lepsze i dlaczego? Zapraszamy do wpisywania opinii w komentarzach.

1 thought on “Na rolkach papieru lub karcie pamięci – kopie paragonów fiskalnych

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

CAPTCHA: *